NORMAS SOBRE CONVOCATORIA Y CELEBRACIÓN NO PRESENCIAL DE LAS ASAMBLEAS DE FIDEICOMISARIOS Y PARTÍCIPES, COMITÉS Y OTROS ÓRGANOS COLEGIADOS DE LAS SOCIEDADES AUTORIZADAS POR LA SMV

NORMAS SOBRE CONVOCATORIA Y CELEBRACIÓN NO PRESENCIAL DE LAS ASAMBLEAS DE FIDEICOMISARIOS Y PARTÍCIPES, COMITÉS Y OTROS ÓRGANOS COLEGIADOS DE LAS SOCIEDADES AUTORIZADAS POR LA SMV

Escribe: Astrid Mogollón Calderón
Miembro honorario del Grupo de Estudios Sociedades – GES

El pasado 19 de junio se publicó en el diario oficial El Peruano la Resolución de Superintendente No. 052-2020-SMV/02 (en adelante, la “Resolución”); por medio de la cual, la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante, “SMV”) aprueba las Normas para las convocatorias y celebraciones de asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados de las sociedades a las que la SMV otorga autorización de funcionamiento (en adelante, las “Normas”) y las incorpora en el Título No. IV de las Normas comunes a las entidades que requieren autorización de organización y funcionamiento de la SMV aprobadas por Resolución SMV No. 039-2016-SMV/01, con el objetivo de mantener uniformes y dentro de un mismo cuerpo normativo todas aquellas normas emitidas por la institución que sean aplicables de forma transversal a todas aquellas entidades que requieren de la autorización de funcionamiento por parte de la SMV.

Es así que, a través de la Resolución se faculta a las entidades autorizadas por la SMV, excepto a las empresas administradoras de fondos colectivos -cuya regulación se mantendrá bajo las disposiciones del Reglamento de Empresas Administradoras de Fondos Colectivos aprobado por Resolución SMV No. 020-2014-SMV/01-, a convocar y celebrar de manera no presencial asambleas de fideicomisarios o de partícipes, así como de comités y de otros órganos colegiados de las sociedades autorizadas por la SMV, salvo cuando esta posibilidad se encuentre expresamente prohibida en la normativa interna que los regula.

Entre las principales disposiciones comprendidas en las Normas, encontramos las siguientes:

1. La convocatoria y/o celebración de las asambleas, así como de las sesiones de comités o de otros órganos colegiados podrá realizarse mediante el uso de medios tecnológicos o telemáticos que permitan a los inversionistas o a sus representantes, o a los miembros del comité u órgano colegiado, la posibilidad de participar y ejercer su voto.
2. Las condiciones y plazos de la convocatoria a reuniones no presenciales se regirán por la normativa interna y la regulación especial de cada entidad o patrimonio autónomo.
3. Adoptada la decisión de convocar a una asamblea no presencial, las sociedades deberán enviar, vía MvNet, y publicar en su página corporativa: (i) el aviso de convocatoria, que deberá contener como mínimo, los asuntos a tratar, el tipo asamblea a celebrar, y la fechas y hora de celebración en primera y segunda convocatoria; (ii) el Documento Informativo, que deberá contener entre otros, información sobre el medio electrónico o telemático que se utilizará para la celebración de la asamblea, detalle de los procedimientos para ejercer el derecho de voto y para hacerse representar en la asamblea; y, (iii) otros documentos o información relacionados.
4. La publicación de dichos documentos en la página web de la sociedad deberá mantenerse hasta la fecha efectiva de la celebración de la asamblea.
5. Se mantiene la obligación de notificar el aviso de convocatoria a cada uno de los inversionistas a través de los medios contemplados en las normas internas de cada sociedad.
6. Los poderes de representación para las asambleas, comités u órganos colegiados podrán generarse en medios físicos o electrónicos, y enviados a través de los medios que en el Documento Informativo se indiquen.
7. Durante la celebración de las reuniones no presenciales deberá transmitirse la imagen del presidente y secretario de la reunión, así como de la información que se requiera transmitir a los asistentes.
8. Se reconoce el uso del voto anticipado, por medios físicos o electrónicos, siempre que la normativa interna no lo prohíba expresamente. Para ello, la sociedad deberá facilitar un formulario y establecer las medidas necesarias para corroborar de manera previa la entidad del inversionista. Éste voto se computará a efectos del quórum y mayorías en la votación.
9. Las sociedades podrán implementar libros y registros en formatos electrónicos o digitales. Asimismo, los órganos competentes podrán digitalizar las actas y documentación necesaria, para lo cual, deberán determinar si se hará uso de firmas electrónicas o digitales.
10. Las sociedades deberán conservar durante 10 años la grabación de las reuniones, así como toda información o documentación que acredite su convocatoria y celebración.
11. Las Normas les podrán ser aplicables a los fondos de inversión y fideicomisos de titulización que respalden, a la vez, la emisión pública y privada de valores.
12. Durante el Estado de Emergencia y la inmovilización social obligatoria no será exigible: (i) la notificación física a cada uno de los inversionistas, en caso así se encuentre contemplado en las normas internas de cada sociedad; (ii) firmas de todas las personas que se requieran en las normas internas de cada sociedad en las actas y demás documentos necesarios que se elaboren y conserven en medios físicos, debiéndose subsanar durante los 15 días hábiles siguientes al levantamiento de las restricciones; y, (iii) la publicación del aviso de convocatoria en los diarios en caso estuviera así estuviera previsto en el normativa interna.

Se celebra la promulgación de estas Normas; toda vez que, resultaba necesaria su implementación, a fin de que se permita la adopción célere de decisiones de inversión que urgen para el normal y óptimo desarrollo de los fondos de inversión y fideicomisos de titulización cuyos valores son objeto de oferta pública, las mismas que se han visto frustradas durante el Estado de Emergencia Nacional y la inmovilización social obligatoria. De esta manera se posibilita la modificación en las políticas de inversión de dichos fondos de inversión y fideicomisos de titulización de cara la crisis económica y financiera que se viene desarrollando a nivel mundial, y la adopción de decisiones pertinentes respecto a eventos de incumplimientos que se pudieron generar a causa de la crisis económica y sanitaria que actualmente vivimos. Asimismo, su implementación ha permitido el cumplimiento de las obligaciones que las sociedades autorizadas por la SMV mantienen ante el supervisor, tales como la aprobación de los Estados Financieros del ejercicio 2019 y 2020 de los patrimonios autónomos que administran, que se tornaron de difícil cumplimiento durante la vigencia de las restricciones a los derechos de tránsito y de reunión.

Cabe mencionar que, si bien la emisión de las Normas tienen por motivo y contexto la promulgación del Estado de Emergencia Nacional y de la Emergencia Sanitaria generada por el COVID-19, éstas tienen una vocación de permanencia a diferencia de las Normas para las convocatorias y celebraciones de juntas generales de accionistas y asambleas de obligacionistas no presenciales a que se refiere el artículo 5 del Decreto de Urgencia No. 056-2020, aprobadas mediante Resolución de Superintendente No. 050-2020-SMV/02; permitiendo la agilización en la toma de decisiones necesarias para la administración que las sociedades autorizadas por la SMV ejercen sobre los patrimonios autónomos cuyos valores son objeto de ofertas públicas; y, contribuyendo a la transparencia del mercado de valores y, por consecuente, a la protección de los inversionistas al permitírseles el ejercicio de sus derechos información, de voto y de percibimiento de las utilidades que les corresponda, aun cuando el contexto en el que nos encontremos dificulten una reunión presencial de los mismos.